Scrivere un invito formale ad un evento presuppone il rispetto di alcune regole.
Nel creare la convocazione a un evento aziendale, infatti, parlerai a nome della tua realtà lavorativa, rappresentando questa e i suoi più alti vertici, ragione che rende la redazione di un invito formale un’attività piuttosto delicata. Devi poi pensare che tutto quello che scriverai sarà, nella maggior parte dei casi, letto da figure che ricoprono cariche di spicco in altre aziende, tra le quali ci potrebbero anche essere aziende partner della tua.
In realtà capire come scrivere un invito formale ad un evento sembra più complicato di quanto non sia effettivamente. Proprio per tale ragione in questo articolo ti guideremo nell’elaborazione di convocazioni di questo tipo, dandoti dei consigli e indicandoti le giuste accortezze da avere.
In questo modo, scrivere il tuo invito sarà facile tanto quanto stamparlo con DoctaPrint!
Prima di presentarti i nostri suggerimenti, ti consigliamo di informarti sull’evento stesso e di reperire informazioni sugli invitati, tra cui il loro elenco, i nominativi completi delle cariche ricoperte o della posizione aziendale e, ovviamente, i rispettivi contatti e i recapiti.
In questo modo avrai un’idea più chiara e completa sull’iniziativa, riuscendo così a realizzare l’invito nel modo più corretto.
Dopo aver raccolto tutte le informazioni necessarie, potrai davvero iniziare ad impostare le tue convocazioni.
Inserire le informazioni giuste.
All’interno della convocazione dovrai riportare indicazioni specifiche, in modo che i destinatari possano avere chiara la natura dell’iniziativa e da chi questa è promossa, oltre che per permettergli di raggiungere facilmente il luogo in cui è stata organizzata.
Nel tuo invito formale a un evento non dovranno pertanto mancare i seguenti elementi:
- Nome della tua azienda oppure nome e cognome della persona da cui proviene la convocazione;
- Nome e cognome dell’invitato, anteponendovi sempre il titolo accademico;
- La natura dell’evento: dovrà essere specificato se si tratterà di una cena, di un pranzo, di un congresso, di un concerto e via dicendo;
- La location in cui l’iniziativa si svolgerà, riportando ovviamente l’indirizzo;
- La data e l’orario, al fine di permettere all’invitato di organizzarsi per tempo;
- Un contatto, preferibilmente un numero telefonico a cui confermare la partecipazione;
- Eventuali indicazioni sull’abbigliamento da indossare.
Usare il giusto tono.
Chiarito cosa scrivere nel tuo invito formale, è importante trovare il modo appropriato per scriverlo.
Data la natura della comunicazione, il linguaggio da utilizzare è fondamentale: gli inviti formali per eventi devono infatti risultare sempre chiari e sintetici, ma anche eleganti. Ti suggeriamo di utilizzare un linguaggio forbito ed educato, facendo i giusti convenevoli ma senza dilungarti troppo con le parole; d’altronde è un invito, quindi non c’è bisogno di riportare molto altro se non le informazioni descritte in precedenza.
Per il tuo invito a un evento formale è poi d’obbligo l’utilizzo della terza persona singolare. Dare del Lei, infatti, è sinonimo di educazione e attribuisce un tono più ufficiale all’intera comunicazione.
La scelta del formato e del layout del tuo invito.
Una cartolina-invito o un pieghevole a 2 ante, che puoi trovare disponibili sul sito di DoctaPrint, sono le due opzioni migliori; l’importante in entrambi i casi sarà la qualità della carta.
Utilizzare una grammatura della carta abbastanza corposa, infatti, contribuirà ad aumentare la qualità del tuo invito, facendolo apparire più elegante e ricercato grazie al suo impatto estetico e tattile.
Sia nel caso in cui tu scelga un cartoncino, sia nel caso in cui tu preferisca un pieghevole, ricorda sempre di farli pervenire in una busta da lettere personalizzata, che dovrà riportare il logo dell’azienda nel caso in cui si tratti, appunto, di un evento aziendale. Anche per questa, poni un’attenzione particolare alla qualità della sua carta, e ricorda di riportavi sopra il nome del destinatario come da indicazioni illustrate in questo articolo.
Passando al layout del tuo invito formale ad un evento, questo dovrà essere il più possibile sobrio e raffinato. Evita, quindi, di inserire delle immagini, limitandoti al solo logo aziendale, e struttura il corpo del testo centrandolo e rendendolo arioso nella presentazione. Seguendo questi consigli la tua convocazione risulterà facilmente leggibile, ordinata e curata.
Ora che sai cosa scrivere e come scriverlo, passa alla pratica e inizia a realizzare i tuoi inviti formali per eventi: potrai poi stamparli comodamente grazie al servizio di grande qualità messo a disposizione da DoctaPrint.
