Un congresso, un meeting d’affari, un workshop, una festa interna per i dipendenti: come organizzare un evento aziendale? Ogni occasione necessita di un attento lavoro di pianificazione e di un programma ben preciso per far sì che l’evento sia un successo.
Ecco alcuni suggerimenti per rendere il tuo evento aziendale perfetto.
Organizzare un evento aziendale: da dove partire
Per organizzare un evento aziendale bisogna innanzitutto giocare d’anticipo: a seconda della portata dell’evento, infatti, bisogna calcolare i tempi per compiere tutte le fasi dell’organizzazione; in alcuni casi è necessario iniziare il lavoro mesi prima, altre volte, ad esempio nei casi di congressi di livello internazionale, addirittura un anno prima. Ad ogni modo, per ogni occasione il primo passo è svolgere un’attenta analisi del tipo di evento aziendale che ci si trova ad affrontare, in quanto ognuno sarà diverso dall’altro e avrà quindi caratteristiche ed esigenze differenti.
Ecco i punti principali che dovrai considerare nella fase iniziale dell’organizzazione di un evento aziendale.
Obiettivi dell’evento aziendale
La prima cosa che ci si deve chiedere è: qual è lo scopo dell’evento aziendale? Questo primo passo è di fondamentale importanza perché determinerà tutta la strategia di organizzazione e promozione successiva. Può trattarsi di un congresso, di una festa interna, di un corso di formazione, di una ricorrenza, dell’inaugurazione di una nuova sede o di un nuovo progetto, di un’iniziativa a scopo benefico o sociale e così via: ogni occasione richiederà poi determinate scelte organizzative e di marketing che andranno stabilite sin dall’inizio.
Target di riferimento
Ogni evento aziendale ha un proprio target di riferimento: possono essere gli stessi dipendenti, oppure i clienti, le aziende partner o un pubblico ancora più vasto. Anche individuare il target è un elemento primario in quanto consente di selezionare il metodo di promozione migliore al fine di coinvolgere gli invitati il più possibile.
Budget a disposizione
Per capire come organizzare un evento aziendale occorre certamente prima valutare a quanto ammonta il budget a disposizione: da questo, infatti, dipenderà il numero degli invitati, il tipo di location, di catering o di relatori da scegliere, appunto, in base alle risorse a disposizione oltre che alle esigenze dettate dall’evento in sé.
Organizzazione del team di lavoro
Per organizzare un evento aziendale servono diverse persone, ognuna delle quali avrà un ruolo specifico; per la promozione di solito le grandi aziende fanno affidamento all’ufficio marketing, nell’ambito del quale i colleghi si dividono i compiti dell’organizzazione. Se non si hanno a disposizione queste figure professionali come dipendenti interni, allora conviene affidarsi a dei professionisti esterni o a delle agenzie specializzate in events management per essere certi che l’organizzazione dell’evento aziendale sia davvero impeccabile.
Organizzare un evento aziendale: come scegliere il giorno e il luogo
La seconda fase dell’organizzazione di un evento aziendale consiste nel fare alcune scelte che determineranno poi tutte le fasi successive. Vediamo quali sono.
La data
Se l’evento in questione è una festa per una determinata ricorrenza, la data è già stabilita: in questo caso bisogna solo calcolare bene i tempi e iniziare a programmare tutto con largo anticipo. In tutti gli altri casi, invece, bisogna procedere in questo modo: in primo luogo occorre individuare il periodo migliore, cercando di evitare quelli a ridosso delle festività e delle ferie perché si rischia di ottenere poche adesioni; in seguito bisogna scegliere la data esatta e in questo caso bisogna basarsi essenzialmente su due fattori, ossia le necessità dell’azienda e la disponibilità di eventuali ospiti o relatori. In quest’ultimo caso conviene prima contattare i diretti interessati così da farsi un’idea sulle possibili date.
La location
Ogni evento aziendale richiede un determinato tipo di location: se l’azienda ha a disposizione dei locali interni, per le feste aziendali si possono certamente utilizzare quelli. A meno che non si abbia una sala adeguata in azienda, nel caso di meeting di affari, di convegni o di incontri con partner e clienti, invece, conviene sempre scegliere una location che sia facilmente raggiungibile (ad esempio vicina alla stazione per chi viene da fuori città) e che sia adibita a ospitare eventi di quel genere, come può essere un hotel oppure proprio una sala congressi da affittare.
La scelta del catering
Per qualsiasi tipo di evento aziendale è necessario prevedere il catering. Anche nel caso in cui non sia una festa ma un congresso o un corso di formazione di mezza giornata, infatti, per rendere l’evento perfetto bisogna sempre mettere in programma un momento di break e di convivialità per i propri ospiti, come ad esempio un rinfresco, un brunch o un aperitivo, a seconda degli orari. L’importante è rivolgersi ad aziende specializzate, provare prima qualche piatto per evitare brutte sorprese e prevedere sempre scelte che accontentino tutti o che rispondano a eventuali esigenze specifiche: ad esempio, bisogna sempre inserire nel menù anche alcuni piatti vegani e alcuni gluten free.
Come promuovere l’evento aziendale
La terza e ultima fase è importante tanto quanto le prime due, se non di più. Affinché abbia successo, infatti, un evento aziendale deve essere pubblicizzato in vari modi, tenendo sempre conto della sua natura e degli invitati. Sia che ci si rivolga a un’agenzia di organizzazione eventi, sia che lo si organizzi in prima persona, per la promozione di un qualsiasi evento aziendale bisogna valutare quali mezzi e quali metodi saranno più efficaci in quella determinata occasione. Vediamo quali sono i principali e quelli che non possono mai mancare.
L’invito all’evento aziendale
Tutti gli ospiti che vogliamo partecipino dovranno ricevere l’invito al nostro evento aziendale con largo anticipo, affinché possano organizzare al meglio i propri impegni per assicurare la loro presenza. Il miglior modo per realizzare degli inviti di qualità è quello di affidarsi a dei professionisti del settore. Sul sito di DoctaPrint, ad esempio, potrai ordinare e ricevere comodamente presso il tuo domicilio e in tempi brevi i tuoi inviti: potrai scegliere tra tanti formati diversi e personalizzarli con il logo della tua azienda semplicemente caricando il tuo file grafico al momento dell’ordine.
Realizzazione di materiale promozionale
Nel caso si stia organizzando un evento aziendale di grossa portata come potrebbe essere, ad esempio, un congresso nazionale o internazionale, un meeting con ospiti illustri o un’iniziativa benefica, è opportuno realizzare anche una brochure informativa da distribuire ai partecipanti contenente il programma dell’incontro e tutte le informazioni utili. Con DoctaPrint potrai realizzare anche le tue brochure in pochi e semplici passi: non dovrai fare altro che configurare il prodotto secondo le tue preferenze e poi caricare il file con la grafica e i testi da stampare.
Inoltre, per pubblicizzare l’evento spesso è utile anche realizzare volantini da distribuire in azienda o tra clienti e partner, oppure locandine da appendere nei locali aziendali o nella location prescelta per illustrare agli avventori il programma della giornata. Anche questi sono tutti prodotti disponibili sul sito di DoctaPrint.
Diffusione di un comunicato stampa
Nell’organizzazione di un evento aziendale di alto livello bisogna valutare l’ipotesi di diffondere anche un comunicato stampa che dia risalto non solo all’evento stesso, ma anche e soprattutto all’azienda che lo organizza, così da rafforzare la brand identity agli occhi del proprio pubblico. In questo caso, l’ufficio marketing o il professionista incaricato della promozione dell’evento aziendale dovrà redigere il comunicato facendo attenzione a inserire queste informazioni:
- la data, l’orario e la location;
- i nomi dei relatori o degli ospiti più importanti che interverranno;
- un breve brief che spieghi in modo dettagliato l’evento;
- il programma delle attività e degli interventi con i relativi orari.
Il comunicato stampa va inviato, insieme alla brochure informativa contenente tutti i dettagli, a tutte le testate locali o nazionali, alle radio e alle tv che si ritengono opportune affinché ne diano notizia e contribuiscano così alla promozione dell’evento.
Pubblicità dell’evento aziendale sul web
Oggi nessuna azienda può prescindere dall’utilizzo del web per le proprie attività promozionali. Ecco perché nell’organizzare un evento aziendale devi dedicare sempre del tempo anche alla pubblicità online: se hai già redatto un comunicato stampa, puoi utilizzarlo e pubblicarlo sul sito aziendale e sugli spazi dedicati all’azienda nei vari social network, insieme alla brochure informativa. Sul web ti consigliamo inoltre di dare risalto agli aspetti più rilevanti del tuo evento: se, ad esempio, parteciperanno personaggi illustri, cerca di sottolineare questo dettaglio, in particolare sui social.
Comunicazione tramite mailing list
Tutte le aziende di solito organizzano i propri contatti in mailing list, suddividendoli, ad esempio, tra clienti, partner o dipendenti. Dopo aver spedito l’invito all’evento aziendale, soprattutto se lo stesso si svolgerà dopo diversi mesi dalla comunicazione, conviene inviare un reminder ai propri ospiti con un messaggio tramite mailing list, chiedendo loro, nel caso in cui non l’abbiano già fatto, di comunicare se parteciperanno o meno così da poter stilare sin da subito la lista dei presenti e di eventuali accompagnatori.
Adesso che sai come organizzare un evento aziendale non ti resta che metterti al lavoro realizzando il tuo materiale promozionale con DoctaPrint!
